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Igor Tomych CEO de Dashdevs, consultor Fintech

Igor ha pasado más de 15 años ayudando a los dueños de negocios a navegar y lograr sus objetivos estratégicos utilizando tecnologías progresivas. Siendo un entusiasta de la tecnología, ha iniciado y ha estado involucrado en el desarrollo de cientos de aplicaciones web y móviles, plataformas fintech y ecosistemas digitales. Se especializa en inteligencia artificial, soluciones en la nube y desarrollo de productos fintech preparados para el futuro.

Desarrollo de productos Desarrollo de negocios

11 DE NOVIEMBRE DE 2021

9 minutos de lectura

Nadie argumentaría hoy que la burocracia burocrática es un arma de doble filo. Puede serle útil si aplica sus principios a los procesos correctos cuando se trata de asuntos comerciales o gubernamentales. Pero si abusa de la burocracia, lo más probable es que su organización sea víctima de la cruel realidad, quedando atrapada en un interminable Sa?s?ra de papeleo y regulaciones. ¿Qué es la burocracia, puede preguntar? En caso de que nunca haya estado en la Inglaterra del siglo XVII, debe aclararse que entonces los funcionarios, así como los legisladores, usaban trámites burocráticos para encuadernar documentos legales. Desde entonces, la gente se refiere al término cada vez que implica un enfoque burocrático y quisquilloso redundante para llevar a cabo actividades gubernamentales o comerciales.

Aunque la burocracia corporativa no está tan extendida como su contraparte relacionada con el gobierno, todavía impide el desarrollo comercial en muchas industrias. Según una nueva encuesta de 2021, el 11 % de las pequeñas empresas en los EE. UU. considera que las regulaciones gubernamentales son un problema importante para su crecimiento. Sin embargo, las mismas estadísticas indican que la burocracia federal no es su peor enemigo, ya que el 28% de los encuestados afirma que la calidad laboral es lo que retrasa el desarrollo de las pequeñas empresas. A pesar de que la burocracia alguna vez fue apreciada como una herramienta innovadora de gestión del flujo de trabajo, hoy en día generalmente se evita la burocracia corporativa. Y hay razones persuasivas de por qué.

De hecho, un número considerable de empresas actuales operan bajo la égida de la metodología Agile. Significa que, a diferencia de los flujos de trabajo basados ??en Waterfall, el ciclo de vida de desarrollo de software Agile presupone un énfasis mínimo en la documentación con un enfoque claro en la iteración, la comunicación con las partes interesadas y la adaptación a las nuevas circunstancias. En este sentido, los trámites burocráticos resultan innecesarios y consumen un tiempo precioso. Simplemente no lo malinterprete: mantener una documentación clara es esencial incluso para los equipos ágiles, pero todas las canalizaciones deben estar orientadas al producto y al cliente.

¿Qué es la burocracia? — La perspectiva comercial

Entonces, ¿qué es la burocracia desde la perspectiva del gobierno y de las empresas? Fundamentalmente, es Max Weber quien debe ser elogiado como el primer erudito en estudiar el fenómeno en sí y popularizarlo en la academia. Desde el lanzamiento de su obra magna Economía y Sociedad alrededor de 1921, las cosas han cambiado significativamente. Sin embargo, la verdad sigue siendo que la burocracia fomenta la división rígida del trabajo, la formalización de las instituciones, la estructura jerárquica, la restricción a las regulaciones, así como la toma de decisiones especificadas en documentos. Muy a menudo, la burocracia es criticada precisamente por hacer que las empresas sean rígidas, inmóviles, inflexibles y orientadas al papeleo en lugar de apuntar a la cooperación, la comunicación, la experiencia y satisfacción del cliente, etc.

Pero el diablo no es tan negro como lo pintan, ¿verdad? Lo mismo ocurre con la burocracia weberiana. Si se hace de la vista gorda ante su evidente gama de inconvenientes, es posible presenciar un par de ventajas relativas. ¿Por qué relativo? Porque dependerían del tipo de tu organización y actividad.

  1. Delegación eficiente gracias a jerarquías claramente delineadas;
  2. Alto nivel de responsabilidad y precisión;
  3. División comprensible del trabajo y toma de decisiones;
  4. Suplantación de identidad y falta de favoritismo;
  5. Buena previsibilidad y control;
  6. Metas, tareas, objetivos, etc. claros y transparentes;
  7. Alcance suficiente para la escalabilidad;
  8. Adquisiciones y fusiones sencillas.

¿Qué pasa con las desventajas más comunes y predominantes provocadas por un enfoque burocrático para hacer negocios?

  1. Deficiencia de innovación y necesidad de promoverla;
  2. Menos libertad y margen para la creatividad;
  3. Reducción del oportunismo, estímulo y motivación;
  4. Grandes brechas salariales;
  5. Orientación hacia la rendición de cuentas y la rendición de cuentas;
  6. Estructura organizativa y comportamiento rígidos;
  7. Impersonalidad (correcto, se puede clasificar como debilidad y fortaleza);
  8. El exceso de papeleo y la propia burocracia.

Tipos de burocracia más ampliamente abusados ??en los negocios

Los tipos de burocracia ni siquiera son tipos como tales. A su vez, pueden denominarse modelos, incluidos los weberianos, monopolísticos y adquisitivos. Principalmente, siendo el modelo burocrático ideal desarrollado por Max Weber, el primer 'tipo' presupone una operación jerárquica, apolítica y formal. El modelo monopolístico toca más la burocracia gubernamental, lo que implica que las instituciones oficiales frecuentemente abusan de su poder debido a la ausencia de competidores. Finalmente, el modelo adquisitivo de la burocracia describe entidades y organizaciones que operan en entornos competitivos, tienen sed de poder y reconocen la necesidad de desarrollarse continuamente en el contexto de recursos limitados.

Pero, ¿qué aspectos comerciales ahogan la burocracia?

  • Innovación creatividad . El papeleo redundante y el estricto cumplimiento de reglas innecesarias frustran el deseo de los empleados de ofrecer soluciones nunca antes vistas, que es un concepto central en la industria empresarial global que se basa en el poscapitalismo.
  • Iniciativa/motivación. Si sus empleados están abrumados con documentos oficiales para firmar, espacios en blanco para enviar y papeles para completar, tarde o temprano, la empresa sufrirá por la falta de iniciativa. ¿Para qué arriesgarse si el salario es fijo y la administración no exige que los trabajadores aporten su punto de vista o posibles soluciones?
  • Competencia/poder. Al más alto nivel, su negocio pierde el juego del capitalismo si se ahoga en papeleo, se orienta hacia un plan rígido, no es propenso a tomar riesgos y asigna mal el poder jerárquico.

Suena poco prometedor, ¿verdad? Es desalentador cuando los empleados se quedan en el camino y no hay nada que puedas hacer para mantener el barco a flote. Un consejo rápido es descartar una capa redundante de trámites burocráticos y dejar la esencial. Pero si necesita un curso de acción más específico, ¡se recomienda encarecidamente que siga leyendo!

La burocracia burocrática como peso muerto en los equipos ágiles

¿Pueden los empleados seguir siendo productivos y creativos si dedican gran parte de su día a responder correos electrónicos, enviar copias de documentos y firmarlos? Lo que la burocracia hace bien es ayudar a delegar responsabilidades y dividir el trabajo de manera suficientemente equitativa para que una persona que realiza tareas creativas no se sienta abrumada por el papeleo o las reuniones interminables. Con un enfoque razonable, incluso la burocracia puede ser domesticada y convertida en una aliada.

Pero, ¿la burocracia es un peso muerto para los equipos ágiles? Incluso el propio Weber afirmó que demasiada burocracia puede convertir a una empresa en una jaula de hierro que deshumaniza al personal y restringe su potencial. Según Harvard Business Review, dos tercios de los empleados que trabajan en equipos ágiles muestran una mayor moral, rendimiento, adaptabilidad y habilidades de gestión de alto nivel, incluso sin el conocimiento o la supervisión directa de un director ejecutivo.

Entonces, ¿cuáles son los principios fundamentales asociados con ese misterioso enfoque ágil?

  1. Fomentar el aprendizaje y la mejora continua;
  2. Garantice la satisfacción y la felicidad de los empleados porque son más importantes que el papeleo;
  3. Simplifique las tareas y divídalas en objetivos más pequeños;
  4. Concéntrese en lo que es valioso: satisfacción del cliente, expectativas y calidad;
  5. Enseñe a otros y proporcione una incorporación fluida para los nuevos miembros del equipo;
  6. Mantener la comunicación;
  7. Esté dispuesto a asumir riesgos y adaptar la documentación al proyecto o producto, no al revés.

¿Hay lugar para la burocracia en estos equipos? Más allá de toda duda, los departamentos y las empresas que practican este flujo de trabajo también deben mantener una documentación clara, pero ese no es el enfoque. Además, siempre es mejor dividir el trabajo. Es decir, alguien es bueno para mantener limpios los documentos, mientras que otros son mejores para realizar tareas creativas, así que no mezcle todo en un cóctel etiquetado como burocracia.

Ejemplos de burocracia en la burocracia: cómo no administrar un equipo

Creatividad y burocracia: ¿la dicotomía de antinomias mutuamente excluyentes o un concepto combinado que las empresas deben cumplir? Esa es la pregunta que haría un filósofo. ¿Qué pasa con un magnate de los negocios endurecido? Probablemente estarían de acuerdo en que cualquier organización tiene que combinar los dos mundos para seguir siendo competitiva e innovadora. Pero mejor hablemos de cómo no administrar un equipo y qué manifestaciones burocráticas deben evitar las empresas dentro del sector de TI. En particular, los ejemplos de burocracia corporativa para minimizar incluyen papeleo excesivo, imposibilidad de tomar una decisión a nivel corporativo sin múltiples aprobaciones o firmas, procedimientos infinitos para obtener licencias, etc.

A continuación, encontrará algunos signos de burocracia redundante que deben considerarse un indicador de que su organización o equipo se administra a la antigua usanza:

  1. Su empresa/equipo ha crecido recientemente, pero se apega a los planes, métodos, estructuras, sistemas y tecnología anteriores;
  2. Su empresa/equipo no puede hacer un movimiento sin la aprobación, firma, pedido, etc. de otra persona;
  3. Su empresa/equipo pierde la base de clientes debido a muchas quejas, aumento de costos y falta de comunicación;
  4. Su empresa/equipo no logra adaptarse a las nuevas condiciones del mercado;
  5. Los costos por unidad de su empresa/equipo crecen continuamente.

Si nota al menos algunos marcadores de burocracia, no se preocupe. DashDevs pronto revelará la verdad sobre cómo liberarse de estas cadenas pintadas de rojo.

¿Creatividad caótica bajo control o documentación flexible?

Como ya habrá notado, los opuestos mutuamente excluyentes son malos para los negocios. Nunca es totalmente blanco o negro. Un mínimo de burocracia mezclado con caos creativo puede convertirse en una fórmula para el éxito. ¿Para qué empresas puede resultar útil esta mezcla?

  • Cualquier jugador de gran tecnología por ahí . Microsoft, Google, Amazon y cualquier otra gran organización involucrada en ofrecer productos y servicios digitales utilizan el enfoque híbrido para mantener ordenados sus flujos de trabajo. La ausencia total de documentación rápidamente haría que su trabajo fuera un desastre. Cada departamento es responsable de un espectro específico de tareas, por lo que no hay confusión ni colisión. Sin duda, las grandes empresas de tecnología también están sujetas a trámites burocráticos, pero su escala les permite seguir siendo competitivas mientras luchan con las manifestaciones burocráticas.
  • Grandes estudios de desarrollo de videojuegos. Ubisoft, Capcom y CD Projekt RED con frecuencia caminan sobre una delgada línea hacia la creatividad mientras temen caer en la lava de la burocracia. En particular, casi el 45 % de los encuestados en la encuesta de 2019 afirmaron que la burocracia y los obstáculos administrativos constituían la mayor parte de los factores que influían negativamente en las empresas de desarrollo de juegos en Varsovia. Simultáneamente, casi todos los estudios de desarrollo de videojuegos chinos necesitan operar continuamente bajo estrictas regulaciones y agendas gubernamentales, lo que impide gravemente su progreso.
  • Fintech y organizaciones bancarias. Además de las instituciones financieras tradicionales que dependen por completo de métodos burocráticos, aquellas que operan al borde de la innovación requieren un modelo híbrido. Por ejemplo, PayPal, Acorns, Braintree y otras empresas de tecnología financiera siempre se valen del enfoque Agile combinado con la burocracia porque no sobrevivirían sin sentar las bases para una pequeña parte de la burocracia.

Casos en los que la burocracia es mejor que el puro vuelo de la imaginación

Al mantener la documentación del software

No es un secreto que la documentación limpia garantiza una mejor incorporación, ayuda a leer el código heredado, suaviza el flujo de trabajo y mejora la responsabilidad. Las empresas de desarrollo de software simplemente no pueden operar sin mantener varios tipos de documentación esencial, como la que arroja luz sobre el proceso, el producto, la planificación, las métricas, la programación, el sistema, etc. enfatizar la creatividad en lugar de la documentación.

Cuando necesita contabilidad y responsabilidad precisas

La burocracia entra en juego cada vez que hay espacio para la contabilidad y la responsabilidad. Como propietario de un producto, debe conocer el retorno de la inversión (ROI), los ingresos generados, las tasas de rendimiento de cada unidad y otras cosas importantes. Pero mantén todo en proporciones equilibradas.

Cuando trabaja en una institución gubernamental o de investigación

No obtendrá buenos resultados si es un científico o un funcionario del gobierno que evita la burocracia. Una vez más, trate de guardar su trabajo en la media dorada.

Cuando Su Empresa Trata con Activos Económicos y/o Financieros

Como se mencionó anteriormente, las empresas de tecnología financiera y las instituciones bancarias deben depender de un cierto nivel de burocracia para mantenerse funcionales, flexibles y competitivas. Es imprescindible tener en cuenta el valor de la bolsa, la cuota de mercado de cada rival, datos estadísticos sobre el área de actuación de tu empresa, etc.

Cuando su organización se ha convertido en un gigante

Si ya se ha convertido en un coloso tecnológico, tiene una cantidad suficiente de departamentos para asignar tareas y recursos correctamente, de modo que algunas unidades sepan manejar los papeles, mientras que otras se ocupan de soluciones únicas. La creatividad mata a la burocracia y viceversa solo en organizaciones de pequeña y mediana escala que solo luchan por ganar su lugar bajo el sol.

Entonces, ¿es posible encontrar el término medio?

Encontrar el término medio para su identidad corporativa específica es probablemente el desafío más difícil. Tan pronto como se detecte y elimine o mitigue la burocracia, comience a practicar el modelo híbrido. De ninguna manera te servirá bien hasta que encuentres a tu audiencia leal.

No olvide dirigirse al equipo de DashDevs si se ha topado con dificultades de cualquier tipo dentro del dominio fintech. Lo que recibirá es retroalimentación inmediata, asistencia constructiva basada en investigaciones y comunicación de calidad.

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