Trabajar hasta los plazos: 12 maneras de ser más enfocados y productivos

Si se encuentra luchando con distracciones cuando trabaja con fechas límite, no está solo. Aquí hay 12 valiosos consejos para ayudarlo a mantenerse enfocado y aumentar su productividad.

Seguimiento del tiempo

Una de las características que definen a los propietarios de pequeñas empresas prósperas es su capacidad para establecer su propio ritmo de productividad. Es una habilidad oculta que no comprenderá hasta que se encuentre solo con su computadora, sus plazos y el ansia de consultar Twitter o el correo electrónico una vez más antes de ponerse manos a la obra.

La mayoría de los empresarios confesarán que han tenido que aprender de la manera más difícil cuando se trata de cerrar las distracciones y hacer el trabajo.

No tienes que hacerlo. En su lugar, hemos reunido 12 estrategias para acabar con las distracciones para ayudarlo a ser lo más productivo posible, haciendo que cumplir con los plazos sea muy fácil.

Contenido

  • 1. Crea un espacio de trabajo ideal
  • 2. Haz una lista manejable de cosas por hacer y apégate a ella
  • Paso 1: utilice el método ABCDE para cumplir con los plazos
  • Paso 2: elija una cosa grande (o dos cosas pequeñas) para completar cada día
  • 3. Mapea tu día
  • 4. Construir a tiempo para una crisis
  • 5. Haz lo peor primero
  • 6. Evite la multitarea
  • 7. Deshazte de las redes sociales cuando trabajes con fechas límite
  • 8. Desglose cada proyecto para hacerlo más manejable
  • 9. Comprende tus ritmos de productividad
  • 10. Delegado, Delegado, Delegado
  • 11. Use su calendario para realizar un seguimiento de los plazos y programar la productividad
  • 12. Encuentre un socio responsable de la fecha límite
  • Supere las distracciones y cumpla con los plazos

1. Crea un espacio de trabajo ideal

Si bien el sofá, la cama, la mesa de la cocina o el piso de tu armario más grande son lugares aceptables para trabajar en caso de apuro, no son ideales. Si desea ser más productivo y evitar los dolores y molestias que inevitablemente provienen de una mala ergonomía, es útil crear un espacio de trabajo que sea tan agradable para la mente como para el cuerpo.

Eso generalmente significa una superficie despejada, una silla resistente, sin distracciones y todos los recursos adecuados al alcance de su mano. Gretchen Rubin, autora de Outer Order, Inner Calm , dice que cuando limpiamos nuestras vidas y espacios de las cosas que no necesitamos, nuestras mentes son más libres y nos sentimos más tranquilos y con más energía.

¡Ese es el tipo de espacio mental en el que debe estar cuando intenta cumplir con los plazos que importan!

2. Haz una lista manejable de cosas por hacer y apégate a ella

Cree una lista de tareas pendientes cada semana y luego comprométase a completarla. Aquí hay un proceso de dos pasos para ayudarlo a abordar la administración del tiempo y cumplir con el plan.

Paso 1: utilice el método ABCDE para cumplir con los plazos

Priorice cada elemento por:
A. Trabajo que debe completarse dentro del día siguiente para evitar consecuencias
B. Trabajo que debería hacerse pero que no es tan urgente
C. Trabajo que estaría bien terminar, pero que no es urgente
D. Trabajo que se puede delegar
E. Trabajo que se puede eliminar

Paso 2: elija una cosa grande (o dos cosas pequeñas) para completar cada día

Prepárate para el éxito abordando uno o dos elementos. Es realista y manejable. Además, tendrá la satisfacción de tacharlos de la lista en lugar de empujarlos, e invariablemente colocar un elemento en la lista de tareas pendientes de mañana.

3. Mapea tu día

Una vez que haya trabajado lo suficiente en el oficio elegido, tendrá una idea aproximada de cuánto tiempo lleva cada tarea. Utilice ese conocimiento para impulsar su productividad mediante el mapeo de su día, hora por hora. Será menos probable que pierda el tiempo si sabe que necesita generar ese informe a las 2 p. m. para estar listo para una reunión con el cliente a las 3 p. m.

¡Asegúrese de programar descansos en el trabajo a lo largo del día para despejar su mente y alimentar su cuerpo!

4. Construir a tiempo para una crisis

Te despiertas con un dolor de garganta áspero. Su perro/hijo/padre tiene una emergencia y lo necesitan de inmediato. Su computadora funciona mal por completo. Hay innumerables formas en que la vida puede interponerse en su lista de tareas pendientes. Por eso es fundamental evitar trabajar con fechas límite de una manera que no dé lugar a una crisis.

Esto podría significar establecer plazos en su calendario unos días antes de que un cliente espere un proyecto. De esa manera, no llegará a toda velocidad a la línea de meta en el último minuto y un evento de la vida no tiene el poder de descarrilar todo. Estos “plazos previos” también pueden servir como control de calidad. Cuando dejamos que el trabajo "repose" durante unos días, podemos abordar la edición final con nuevos ojos, lo que a menudo ayuda a mejorar las cosas.


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5. Haz lo peor primero

¿Has escuchado la expresión “come la rana”? Se refiere al acto de abordar primero la tarea más difícil de tu lista, para que tu energía no se vea minada por el temor que sientes todo el día antes de realizarla. Puede descansar en su sentido de logro durante horas y todo lo que haga después se sentirá fácil. Este es un hábito importante para romper los plazos sin importar en qué tipo de proyecto esté trabajando.

6. Evite la multitarea

En nuestro esfuerzo por conquistar la gestión del tiempo, los dueños de negocios a menudo intentan realizar varias tareas al mismo tiempo. Los estudios demuestran que no somos tan buenos para hacer algunas cosas a la vez como creemos. De hecho, algunas investigaciones sugieren que la multitarea puede reducir la productividad hasta en un 40 %.

Eso es lo último que necesita cuando tiene dificultades para cumplir con una fecha límite. Para ser verdaderamente productivo, dedique toda su atención a una tarea a la vez. Estará más concentrado y trabajará de manera más inteligente y eficiente.

7. Deshazte de las redes sociales cuando trabajes con fechas límite

Para muchos propietarios de pequeñas empresas, las redes sociales son solo una parte del trabajo. Pero nunca es tan simple, ¿verdad? Saltamos a las redes sociales por las razones correctas, pero invariablemente nos quedamos por todas las equivocadas. La escritora Stacey Stein dice que descubrió una solución simple al problema común. “Solía ??encontrarme perdiéndome en la madriguera del conejo de Twitter… Borré la aplicación de mi teléfono y boom, ¡se acabó la distracción!”

Si no está listo para dar ese salto, al menos deshabilite las notificaciones y/o ponga su teléfono en modo No molestar cuando esté trabajando en fechas límite que requieren su total concentración.

8. Desglose cada proyecto para hacerlo más manejable

El desafío de cumplir con plazos estrictos a menudo se complica cuando nos sentimos abrumados por el alcance del trabajo. Esto es especialmente cierto cuando tratamos de completar proyectos en el último minuto.

Hágalo psicológicamente más fácil para usted dividiendo un gran proyecto en pasos más manejables. Cada paso debe ser lo suficientemente pequeño como para que pueda adaptarse a su día en incrementos de una a dos horas. Esto hace que cada proyecto se sienta menos intimidante y se beneficia de la sensación motivadora de satisfacción que surge al tachar una tarea de la lista y cumplir con esos plazos difíciles.

9. Comprende tus ritmos de productividad

Cuando esté al tanto de la hora del día en que es más eficiente, puede comenzar a crear sus tareas pendientes en torno a ella.

“Lo que he aprendido para mí es que mi 'cerebro matutino' es mi mejor cerebro. Pienso mejor por la mañana y trabajo el doble de rápido. Por lo tanto, dedico mi 'mejor cerebro' a mi trabajo por la mañana y generalmente hago los quehaceres (mandados, facturación, ejercicio, etc.) más tarde en el día”, dice el escritor independiente Paul Russell.

La próxima vez que cree su lista de tareas pendientes, asegúrese de programar los elementos que requieren mayor atención en su momento más productivo del día. Cumplir los plazos nunca ha sido tan fácil.

10. Delegado, Delegado, Delegado

¿Demasiados plazos y muy pocas horas en el día? ¿Has considerado que no tienes que ser tú quien las haga todas? Los emprendedores exitosos saben que delegar es clave para pasar al siguiente nivel. ¿Puede subcontratar parte de su trabajo a un contratista o contratar a un asistente administrativo para que lo ayude con las cosas pequeñas?

Y delegar no tiene por qué limitarse a las personas. El software puede ayudar a reducir parte de su trabajo a la mitad, incluyendo:

  • FreshBooks: haga un seguimiento del tiempo, administre los gastos, facture y administre proyectos, todo con unos pocos clics
  • Calendly: guarde el correo electrónico de ida y vuelta y haga que sus clientes reserven citas con usted
  • Hubspot: administre marketing y ventas simultáneamente, mientras ahorra tiempo
  • Zirtual: haga que una aplicación de asistente personal virtual responda a sus correos electrónicos, administre planes de viaje, supervise su calendario y cree horarios

11. Use su calendario para realizar un seguimiento de los plazos y programar la productividad

La mayoría de los proyectos durarán varios días. El uso de un calendario semanal o mensual lo ayudará a programar el tiempo todos los días para cumplir con los plazos lejanos. Algunas personas incluso agregan sus listas de tareas pendientes y planes hora por hora para el día directamente en su calendario.

Las plantillas de Hojas de cálculo de Google le brindan un calendario con una flexibilidad aún mayor, lo que ayuda a los propietarios de pequeñas empresas basadas en datos a ser lo más eficientes posible al cumplir con los plazos.

12. Encuentre un socio responsable de la fecha límite

Su cliente no es su socio responsable de la fecha límite. Quieren entregarte el proyecto y olvidarse de él. Un socio responsable de la fecha límite puede ser otro profesional independiente, un amigo/familiar o incluso un asistente virtual.

El socio adecuado no solo le preguntará si está trabajando, sino que lo responsabilizará por no cumplir con un hito o por holgazanear durante un día determinado. Dales algo para retenerte, como el cable de alimentación de tu Xbox o llamarte a través de Slack.

Supere las distracciones y cumpla con los plazos

Cuando su sustento se basa en su capacidad para crear un gran trabajo con plazos ajustados, es imperativo que encuentre estrategias para mantenerse organizado y enfocado.

Puede ser útil evitar pensar en los plazos de trabajo como fechas temidas en su calendario. En su lugar, anhele conocerlos. Cada uno representa un cliente satisfecho, una factura en camino y el cierre de un proyecto duro pero satisfactorio.

Esta publicación se actualizó en agosto de 2020.


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brezo hudson

Sobre el Autor

Freelancer y cliente de FreshBooks Heather Hudson ha sido escritora independiente durante más de 17 años. Como propietaria de una pequeña empresa, comprende los triunfos y desafíos de la vida como empresaria. Y como cliente de FreshBooks desde hace mucho tiempo, siempre está buscando formas de trabajar de manera más inteligente, no más difícil. Puede obtener más información sobre su trabajo en heatherhudson.ca.


¿Cómo dices que trabajas bien con los plazos?

Use una variedad de frases cuando describa este conjunto de habilidades críticas, que incluyen:

  1. consciente del tiempo.
  2. orientado al detalle.
  3. En tarea.
  4. enfocado
  5. organizado.
  6. amplias capacidades de supervisión.
  7. impulsado por plazos.
  8. consciente de la fecha límite.

Mas cosas…•

¿Cómo gestionas los plazos en el trabajo?

Aquí hay siete consejos de administración del tiempo que aumentarán significativamente su productividad y lo ayudarán a cumplir con sus plazos.

  1. Fijar metas. Haz una lista de tus metas para la semana.
  2. Prepare una lista de verificación.
  3. Reserve tiempo ininterrumpido.
  4. Priorizar.
  5. Haz pequeños cambios.
  6. Solo revise su correo electrónico en ciertos momentos.
  7. Conoce tu Período Productivo.

¿Cómo respondes? ¿Cómo manejas los plazos?

Cómo responder '¿Cómo maneja el cumplimiento de plazos ajustados?'

  1. Elija una fecha límite específica que tenía que cumplir.
  2. Resalta la urgencia de la fecha límite que elegiste.
  3. Aborda los métodos que empleaste para cumplir con la fecha límite.
  4. Indique los resultados.
  5. Mantente positivo.

¿Cómo dices que puedes cumplir con los plazos?

Escriba sobre sus experiencias utilizando frases dirigidas

Por ejemplo, puede mencionar cómo cumplió regularmente con los plazos de los proyectos en su puesto anterior o cómo siguió un programa de producción estricto con éxito para producir resultados de alta calidad.

Video: work deadlines

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