Desde que las órdenes de confinamiento entraron en vigencia debido a la COVID-19 en marzo, la fuerza laboral de los Estados Unidos ha cambiado drásticamente al trabajo remoto: del 7 % antes de la pandemia a casi dos tercios de los trabajadores ahora. Con herramientas e infraestructura tecnológicas modernas, las empresas han podido en gran medida mantener a sus equipos trabajando y mantener las operaciones. Pero la transición repentina de equipos físicamente centralizados a equipos distribuidos no ha estado libre de desafíos, desde cambios en los estilos de comunicación hasta distracciones en el hogar.
¿Qué tiene que ver el espacio de trabajo de un equipo con el rendimiento? ¿Y cómo pueden los líderes incorporar estos principios en su planificación durante y después del COVID-19?
A medida que las organizaciones navegan por el panorama actual en evolución y elaboran estrategias a largo plazo, la cuestión de dónde ubicar los equipos es importante. Aquí exploraremos cómo se logra un trabajo de calidad en entornos virtuales versus en persona, destacando algunas de las áreas clave de desempeño que los líderes deben considerar.
Durante el COVID-19, a los líderes se les ha encomendado la tarea de priorizar la seguridad y equilibrar las necesidades y preferencias individuales y del equipo, todo mientras mantienen las operaciones funcionando de la manera más efectiva posible.
Para las empresas que han reemplazado la coubicación (trabajar en el mismo espacio físico) por el teletrabajo (trabajar de forma remota), este cambio demuestra agilidad y adaptabilidad, dos cualidades que, en última instancia, fortalecen a su organización. Los últimos meses han demostrado ser lo suficientemente exitosos para algunos empleadores que el teletrabajo se convertirá en una opción más estándar en el futuro. Un puñado de empresas de alto perfil, incluidas Twitter y Shopify, han anunciado que permitirán que los empleados trabajen desde casa por tiempo indefinido.
Incluso más empresas están considerando brindarles a los empleados una opción híbrida: una combinación de algunos días en la oficina y algunos días en casa cada semana. PwC informa que el 39 % de las empresas, antes del refugio en el lugar, permitía que sus empleados trabajaran desde casa al menos un día a la semana, frente a un 55 % proyectado que otorgaba esta misma flexibilidad después de la pandemia. La opción híbrida refleja lo que muchos trabajadores quieren: hasta el 83% de los trabajadores expresaron el deseo de poder trabajar desde casa al menos un día a la semana, según Global Workplace Analytics.
La pandemia actual ha empujado a muchas organizaciones que anteriormente se habían resistido al teletrabajo a experimentar y adaptarse a él. Sin embargo, a medida que las empresas pasan de la fase de emergencia de reaccionar ante el COVID-19 a la planificación a más largo plazo, vale la pena comprender la conexión entre dónde trabajan los empleados y cómo se desempeñan.
El diseño de un espacio de trabajo es fundamental para que sea productivo, innovador y colaborativo, dice Sidi Gomes, diseñador principal de CIC. Para lograr estos objetivos en los niveles más altos, uno necesita crear espacios en los que quieras pasar mucho tiempo en ellos, donde tu mente no esté preocupada por satisfacer las necesidades humanas básicas y donde puedas concentrarte en ser productivo.
Factores como la temperatura, la ventilación adecuada y la luz natural influyen en lo agradable y saludable que es un espacio para sus usuarios.
También hay un factor humano. Creemos en la creación de espacios que le permitan generar confianza con sus compañeros de equipo, lo que luego permite una buena colaboración, dice Gomes.
A continuación, exploraremos más profundamente el efecto del espacio de trabajo de uno en estos tres ámbitos de rendimiento:
-
Productividad
-
Innovación y pensamiento creativo.
-
Comunicación
Cómo el espacio de trabajo afecta la productividad
En pocas palabras, su entorno físico afecta su productividad. La concentración de su cerebro depende de qué otras demandas se le hagan al mismo tiempo, ya sea debido a estímulos externos, su comodidad física o la cantidad de tareas que está tratando de abordar en un período de tiempo determinado.
¿Qué significa esto para trabajar desde casa versus trabajar en una oficina compartida?
Es importante reconocer que las condiciones ideales para la productividad no son idénticas para todos, y los datos recientes sobre el teletrabajo durante el COVID-19 así lo demuestran. Según PwC, el 28 % de los empleados informaron sentirse menos productivos mientras trabajaban durante el refugio desde el hogar, mientras que el 29 % de los empleados dijeron que eran más productivos en estas condiciones.
(Curiosamente, en este informe, los empleadores dieron una imagen diferente de las experiencias de sus trabajadores: los empleadores informaron que el 44 % de los empleados eran más productivos desde casa. Hay algunas conclusiones potenciales desde estas perspectivas dispares. Primero, ¿qué criterios utilizan los líderes de la empresa? para evaluar la productividad de los empleados? ¿Estos criterios están basados ??en datos? En segundo lugar, ¿los líderes están preguntando a los empleados directamente sobre sus experiencias y, de ser así, están escuchando e incorporando estas voces en su toma de decisiones?)
Hay varios factores que pueden explicar el cambio en la productividad de una persona a medida que cambia su espacio de trabajo. Para empezar, estar en casa puede presentar un nuevo conjunto de distracciones: niños en el hogar, otros miembros de la familia trabajando en el mismo espacio o la pérdida de la separación psicológica entre trabajar y no trabajar. En la oficina, su espacio físico está lleno de señales visuales y sensoriales que asocia con el trabajo. Puede ser más difícil entrar en la mentalidad de trabajo en ausencia de esas señales asociadas con el trabajo y, simultáneamente, en presencia de señales del hogar asociadas con el descanso.
Los elementos de infraestructura también afectan la productividad, desde la iluminación y el diseño hasta la facilidad de uso y la comodidad de los muebles. Un artículo de investigación publicado por la Asociación Estadounidense de Psicología en 2014 afirmó que las oficinas vacías y con las paredes en blanco son "el espacio más tóxico para trabajar". El estudio reveló que los empleados eran un 15 % más productivos y mejoraba su retención de memoria cuando trabajaban en espacios con plantas. Los espacios de trabajo creativos, que a menudo se encuentran en centros de coworking o empresas centradas en la innovación, a menudo se diseñan con estos principios en mente, incorporando características amigables para las personas, como colores brillantes o relajantes, plantas, materiales naturales y una variedad de opciones de asientos.
Cómo impacta el espacio de trabajo en la innovación y el pensamiento creativo
¿Alguna vez le han pedido que se siente y piense en una idea creativa (un invento, una solución a un problema de la empresa) y se ha quedado en blanco, solo para salir de la habitación y experimentar de repente una oleada de pensamientos? Hay razones científicas para este fenómeno.
Una de las razones se remonta a la conexión entre las funciones motoras y cognitivas del cerebro humano. Como explica el profesor de la Facultad de Medicina de Harvard, John Ratey, en su libro A User's Guide to the Brain , se utilizan los mismos circuitos neuronales para planificar un acto mental que para planificar un acto físico. Movimiento y pensamiento van de la mano.
Los investigadores han producido colectivamente una gran cantidad de trabajo que vincula positivamente el movimiento físico con el pensamiento creativo específicamente. Entre estos se encuentra un artículo de 2014 de Marily Oppezzo y Daniel L. Schwartz de la Universidad de Stanford, que investigó cómo el simple acto de caminar estimula el pensamiento creativo. Mientras caminaban, los participantes del estudio exhibieron una mayor generación de ideas novedosas que cuando estaban sentados, y algunos de sus experimentos mostraron que esta mayor creatividad se extendía más allá de la caminata hasta cuando las personas volvían a sentarse. ¿La conclusión de los investigadores? Cuando se prima la generación de nuevas ideas en la jornada laboral, debería ser beneficioso incorporar caminatas.
Los espacios de trabajo que incitan a las personas a moverse por ellos durante el día debido a su diseño inherente (desde el escritorio a la sala de conferencias, a la cocina, al escritorio, a la cabina telefónica y a la cafetería de la calle) tienen el beneficio incorporado de alentar esos breves descansos para caminar que impactar tangiblemente el pensamiento de los empleados. A menudo, trabajar desde casa reduce parte de este movimiento inevitable simplemente debido a diseños más pequeños y menos variados.
La diversidad de tipos de espacios dentro de un espacio de trabajo más grande también tiene un impacto medible. A través de Well Living Lab, una colaboración entre Delos y Mayo Clinic, los investigadores identificaron ocho zonas de una oficina ideal, cada una con un propósito único para las personas que trabajan allí. Estas zonas incluyen espacios para charlas confidenciales, conferencias, reactivación de cuerpo y mente, espacios abiertos que promueven la generación colaborativa de ideas, entre otros. Cada tipo de espacio está diseñado en consecuencia.
Los espacios de trabajo que están diseñados para una variedad de usos hacen que los empleados cambien sus entornos físicos a lo largo del día. Resulta que los cambios en el escenario también pueden beneficiar el pensamiento innovador. La profesora de la Universidad de California, Kimberly Elsbach, que estudia psicología en el lugar de trabajo, ha investigado los impactos del entorno físico en la creatividad. Sabemos que la creatividad y la innovación ocurren cuando las personas cambian su entorno, y especialmente cuando se exponen a un entorno similar a la naturaleza, dijo a NPR.
En el video a continuación, puede ver un ejemplo de espacios de trabajo variados en CIC Miami.
Las empresas más grandes con espacios de oficina más grandes aparentemente tienen una ventaja en este sentido, donde es más probable que las instalaciones con planos de planta más grandes y más tipos de espacios dentro de ellos fomenten el movimiento y el cambio de escenario entre los trabajadores, y las áreas especialmente diseñadas pueden incorporar características de diseño que promuevan los tipos de pensamiento y colaboración que estimulan la innovación.
Sin embargo, en el mercado actual de alquiler de oficinas, hay más oportunidades que nunca para que las empresas más pequeñas tengan todas estas mismas características en sus entornos de trabajo. Una startup de cinco personas, por ejemplo, puede alquilar una oficina pequeña dentro de un espacio de trabajo compartido más amplio o un centro de innovación, donde tienen acceso a salas de reuniones, áreas de descanso, zonas de enfoque silencioso y más.
Las organizaciones de cualquier tamaño pueden considerar el espacio de trabajo como una oportunidad para nutrir el pensamiento creativo de sus empleados y fomentar la innovación.
Cómo impacta el espacio de trabajo en la comunicación
Mantener una comunicación sólida entre el equipo y toda la organización es de vital importancia en cualquier momento. Es especialmente cierto en medio de cambios o cuando los empleados están repartidos entre diferentes lugares de trabajo.
Profundicemos en cómo el espacio de trabajo afecta la comunicación, desde la logística diaria hasta la innovación de alto nivel.
El método de comunicación puede influir en la velocidad de su trabajo. Un estudio publicado en Harvard Business Review encontró que las solicitudes cara a cara fueron 34 veces más exitosas que las solicitudes realizadas por correo electrónico. Estudios adicionales realizados en respuesta al cambio masivo al trabajo remoto desde marzo de 2020 mostraron que el 80 % de los trabajadores remotos dijeron que tendrían mejores relaciones con comunicaciones de equipo más frecuentes, y el 43 % informó que más tiempo cara a cara los ayudaría a desarrollar relaciones más profundas con sus colegas. .
Si bien la comunicación tiende a sufrir cuando los equipos pasan del trabajo en persona al trabajo remoto, hay formas de abordar estas brechas. Las soluciones se pueden encontrar entre los equipos y herramientas adecuados, estableciendo nuevas normas y viendo cómo incorporar la comunicación en persona de manera estratégica, aunque sea esporádicamente, durante las fases de reapertura gradual.
Muchas empresas optan por basar sus operaciones o mantener oficinas satélite en espacios de trabajo compartidos, debido a sus términos flexibles. En lugar de requerir contratos de arrendamiento tradicionales de varios años, las empresas pueden acceder al espacio mes a mes y cambiar las huellas de sus oficinas con poca antelación. Esto también les brinda acceso a las funciones del espacio de trabajo y las comodidades de TI que puedan necesitar, sin la molestia del mantenimiento. Es importante destacar que los espacios de trabajo compartidos permiten a las organizaciones mantener espacio para que los empleados trabajen de forma independiente o para que pequeños equipos se reúnan según sea necesario, sin pagar la factura de una oficina completa que no se utiliza al máximo de su capacidad.
Los formatos presenciales introducen la posibilidad de la espontaneidad, como la lluvia de ideas colaborativa, las conversaciones informales que conducen a la resolución de problemas o la creación de nuevas conexiones entre los miembros del equipo u otros miembros de la comunidad en un espacio de trabajo compartido. La importancia de los espacios físicos para fomentar este tipo de encuentros sociales se refleja en la investigación del Well Living Lab antes mencionada, que articuló un lugar de trabajo ideal de ocho zonas que incluye un espacio de trabajo abierto para apoyar la comunicación, áreas de descanso para el trabajo informal y el chat, y un punto de contacto Zona de trabajo flexible y sobre la marcha.
Los diseños del espacio de trabajo que facilitan el flujo de comunicación permiten, en última instancia, que los equipos trabajen de forma más rápida, feliz e inteligente.
Hemos discutido la ciencia de cómo el espacio de trabajo afecta el rendimiento, desde la productividad hasta la innovación y la comunicación. Ahora la pregunta es: ¿cómo puede aplicar estas lecciones dentro de su organización?
Está claro que el trabajo remoto es atractivo para muchos trabajadores, y los estudios muestran constantemente que los empleados prefieren al menos cierta flexibilidad en lo que respecta a ir a la oficina. Y existen beneficios potenciales para los trabajadores (la capacidad de trabajar desde cualquier lugar, eliminando el tiempo de viaje) y para los empleadores, que pueden reducir significativamente los costos de oficina.
También hay ventajas en la coubicación. Como hemos discutido, el trabajo en persona permite una comunicación rápida, la conexión entre colegas y la colaboración e innovación espontáneas. Si bien no es imposible obtener estos mismos resultados desde casa, puede requerir una planificación más intencional.
Mientras tanto, no es ningún secreto que muchos trabajadores remotos nuevos enfrentan desafíos en el hogar, ya sea debido a distracciones o restricciones de diseño. Los aspectos del espacio como el ruido, la iluminación, la temperatura, los muebles y la privacidad pueden afectar la productividad, la creatividad o la felicidad de una persona durante la jornada laboral, y el grado de control que una persona tiene sobre estas características inevitablemente varía.
Una solución para los empleadores es adoptar un espacio de trabajo flexible.
¿Qué es el espacio de trabajo flexible?
El espacio de trabajo flexible se refiere al espectro de configuraciones de oficina entre un arrendamiento tradicional y una fuerza laboral totalmente remota. Para esto, las empresas pueden recurrir a proveedores de coworking y centros de innovación que ofrecen espacios de trabajo a través de membresías en lugar de arrendamientos. Estas membresías se ejecutan en acuerdos a corto plazo, como de mes a mes, a diferencia de los arrendamientos de oficinas que generalmente bloquean a un inquilino durante varios años.
Muchas empresas, desde nuevas empresas hasta grandes corporaciones, se han pasado a un espacio de trabajo flexible en la última década porque les permite ampliar o reducir sus oficinas según las necesidades en tiempo real. Ahora que el COVID-19 obliga a muchos empleadores a trasladar su fuerza de trabajo a distancia, cada vez más empresas están pensando en un espacio de trabajo flexible como alternativa a la trampa financiera de los arrendamientos a largo plazo.
¿Cómo es el espacio de trabajo flexible en la práctica? Puede significar obtener una oficina pequeña a la que los trabajadores remotos puedan acceder según sea necesario. O podría parecer un pase una vez a la semana a un centro de coworking, lo que permite a los miembros del equipo conectarse en persona ocasionalmente mientras trabajan desde casa durante el resto de la semana. Otras empresas pueden emplear un sistema de rotación, incorporando la mitad de su equipo una semana y la otra mitad de su equipo la semana siguiente; al rotar, pueden mantener una oficina más pequeña y así limitar sus costos de oficina.
Aquí en CIC, por ejemplo, todas nuestras membresías de espacios de trabajo se ejecutan en términos de 30 días. Nuestras ofertas más flexibles incluyen Remote+ (para equipos parciales o totalmente remotos que buscan servicios de oficina o un hogar confiable lejos del hogar, cuando sea necesario) y el Paquete Team Day (de uno a cuatro días de acceso a la oficina por mes). Ya sea que un equipo utilice nuestros espacios de innovación a diario o solo una vez al mes, obtienen los mismos elementos esenciales de oficina en un entorno diseñado específicamente para la productividad, la creatividad y la colaboración. Logramos esto a través de características que incluyen:
-
Espacios tranquilos y/o privados para trabajo enfocado o sensible
-
Mobiliario ergonómico
-
Espacios abiertos que fomentan la comunicación
-
Iluminación natural y regulable
-
abundante vida vegetal
-
Servicios de fácil acceso como alimentos y bebidas, impresión, Internet y equipos de videoconferencia
-
Seleccionar espacios de trabajo al aire libre
-
Variedad de opciones de asientos
-
Servicios de bienestar internos
Selección de una solución de espacio de trabajo
Un cuerpo de investigación cada vez mayor muestra que el lugar donde trabajas afecta la forma en que trabajas. Los empleadores pueden tener esto en cuenta en la toma de decisiones importantes sobre dónde ubicar a los empleados en los próximos meses y años. Con el crecimiento de los espacios de trabajo flexibles, la decisión ya no se limita a la ubicación conjunta de tiempo completo versus la ubicación remota de tiempo completo. Más bien, los empleadores pueden elegir una solución de espacio de trabajo personalizada que satisfaga sus necesidades y respalde el desempeño de su equipo, sin costos innecesarios ni riesgos para la salud.
¿Está interesado en ayudar a sus empleados a hacer su mejor trabajo? Explore el espacio de trabajo flexible en nuestros campus de innovación:
Aprende más
¿Es mejor el trabajo remoto que el trabajo de oficina?
Varios estudios realizados en los últimos meses muestran que la productividad mientras se trabaja de forma remota desde casa es mejor que trabajar en una oficina. De media, quienes trabajan desde casa dedican 10 minutos menos al día a ser improductivos, trabajan un día más a la semana y son un 47% más productivos.
Cuáles son las desventajas de trabajar de forma remota
Desventajas del trabajo remoto
- Distracciones en casa.
- Aislamiento.
- Pérdida del equilibrio trabajo-vida.
- Mayor necesidad de reuniones.
- Problemas de ciberseguridad.
- Dificultad para mantener la confidencialidad.
- Acceso a Internet inestable/inconsistente.
- Incómodo para los nuevos empleados.
¿Prefieren los empleadores el trabajo remoto?
El 81% de los encuestados cree que su empleador seguirá apoyando el trabajo remoto después del COVID-19. El 59% de los encuestados dijeron que sería más probable que eligieran un empleador que ofreciera trabajo remoto en comparación con aquellos que no lo hicieron.
¿Son más felices los trabajadores remotos?
Una nueva investigación muestra que los trabajadores remotos son más felices, más comprometidos y más productivos. Si bien algunas empresas han adoptado el entorno de trabajo remoto provocado por la pandemia, otras instan a sus empleados a que regresen a sus oficinas nuevamente.