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Ninguna ley estatal o federal “requiere” descripciones de puestos. Pero las descripciones de puestos pueden ser herramientas útiles tanto por razones prácticas como legales. Estos son algunos de los más importantes.

Como una herramienta de comunicación útil

Aparte de las razones legales para tener descripciones de puestos, las razones prácticas pesan mucho a favor de tenerlas. Por ejemplo, las descripciones de puestos pueden ser herramientas de comunicación útiles para decirles a los empleados exactamente qué tareas espera que realicen. Las descripciones de trabajo también pueden abordar la calidad o cantidad de los estándares de desempeño, o incluso las reglas de trabajo que se aplican a un trabajo en particular. Sin comunicaciones tan claras, es posible que los empleados no cumplan con sus expectativas.

Para ayudar a identificar a los empleados adecuados para un trabajo

Las descripciones de puestos pueden ayudar a identificar habilidades o capacidades particulares que son necesarias para un puesto o las presiones ambientales que se aplican al puesto. Una buena descripción del trabajo le dice al solicitante lo que el puesto puede implicar o requerir. Después de leer la descripción del trabajo, algunos solicitantes pueden decidir que no son adecuados para el puesto o que no están interesados ??en él. Si un solicitante retira su solicitud, el empleador potencial no puede ser considerado responsable de ninguna "acción adversa" según las leyes aplicables.

Para ayudar en el proceso interactivo

Algunas leyes estatales o federales exigen adaptaciones razonables para las personas con discapacidades calificadas. Las descripciones de puestos pueden ayudar con el proceso interactivo que tales leyes requieren. Una descripción del trabajo sirve como punto de partida para lo que el empleador cree que son los deberes laborales esenciales. Luego, el solicitante o empleado debe identificar cuál de los deberes enumerados no puede realizar.

Una vez que se identifican esos deberes, el empleador y la persona con discapacidad pueden comenzar un diálogo interactivo sobre qué adaptaciones pueden ayudar al individuo a realizar esos deberes sin ser una dificultad excesiva para el empleador o sin crear una amenaza directa para el individuo u otros. Una descripción del trabajo también puede ser útil para solicitar el consejo de profesionales como médicos, quiroprácticos, consejeros o terapeutas de rehabilitación sobre si la persona puede realmente realizar un trabajo en particular.

Para describir las calificaciones mínimas legítimas

Si un trabajo requiere una certificación en particular, como una licencia de conducir comercial, un título en particular o una designación profesional, anótelo en la descripción del trabajo. De manera similar, si se requiere una prueba de drogas negativa antes de comenzar o continuar el trabajo, eso debe indicarse en la descripción del trabajo.

También se pueden enumerar otras calificaciones mínimas objetivas, incluidos elementos básicos como la necesidad de una buena asistencia y la capacidad de trabajar bien con los demás. Entonces, si una persona busca un puesto y no posee la certificación o las calificaciones requeridas, tiene una razón legítima y no discriminatoria para no colocar a la persona en el puesto.

Para ayudar a justificar el estado de exención de un empleado

Las descripciones de puestos no determinarán, por sí mismas, si una persona debe estar exenta o no exenta según las leyes aplicables de horas y salarios. Una descripción del trabajo primero debe reflejar con precisión los deberes de un puesto en particular. Además, otros elementos de las exenciones aplicables también deben estar presentes con respecto a cada trabajador individual para calificar como exento.

Pero si afirma que una persona está exenta de los requisitos de salario mínimo, control de horarios y horas extras en virtud de la exención "ejecutiva" de la Ley de Normas Razonables de Trabajo, la descripción del trabajo debe indicar que el empleado administra un "departamento o subdivisión reconocido" de la empresa y regularmente supervisa al menos dos o más empleados equivalentes a tiempo completo cada semana. También se debe hacer referencia a otros deberes gerenciales en la descripción del trabajo.

De manera similar, para aquellos empleados que intenta calificar como exentos bajo la exención "administrativa", la descripción del trabajo debe indicar que el empleado "ejerce regularmente un juicio independiente y discreción sobre asuntos de importancia" o palabras a tal efecto. Una vez más, también sería útil describir los deberes que involucran tal juicio independiente y discreción, como "negociar" o "decidir".

D. Albert Brannen es el socio gerente de la oficina de Atlanta de Fisher & Phillips.

Republicado con permiso. Fisher & Phillips .

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