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La gestión del tiempo para los líderes es una habilidad fundamental. El tiempo es precioso y, a menos que quieras pasar toda tu vida en el trabajo, será mejor que aprendas a administrarlo bien.

Los líderes a menudo luchan con la gestión del tiempo. No solo deben preocuparse por su propia lista de tareas, sino que también deben estar disponibles para apoyar a sus equipos y resolver problemas.

Entonces, aquí están mis 5 mejores consejos sobre administración del tiempo para líderes, para ayudarlo a hacer su trabajo sin pasar toda su vida en el trabajo o agotarse.

Gestión del tiempo para líderes: Consejo n.º 1: comprenda sus prioridades

Las prioridades son críticas. Sin ellos, no tiene idea de qué trabajo debe comenzar primero y qué puede esperar.

En general, me gusta establecer hasta tres prioridades por día. Más, y *todo* comienza a convertirse en una prioridad, lo cual no ayuda.

Cuando tiene demasiadas prioridades, no puede hacer concesiones sobre en qué trabajar.

Una vez que haya establecido sus prioridades para el día, puede usarlas como una guía sobre cómo pasa su tiempo. Algunas tareas toman más tiempo, por lo que también puede ser útil agruparlas en prioridades semanales y mensuales.

Ahora, cuando algo llegue a su plato, puede hacer la pregunta "¿Este trabajo contribuye a mis tareas prioritarias?" De lo contrario, debe decidir si lo rechaza o lo acepta como una de sus nuevas prioridades principales, lo que hará que se desplace algo más en la lista.

Qué hacer si nunca puede completar sus prioridades

No siempre podemos trabajar en nuestras propias prioridades. A menudo, llega otro trabajo de su jefe u otros equipos. Esto es lo que hace que la gestión del tiempo sea tan difícil para los líderes.

Sin embargo, si descubre que siempre está trabajando en las prioridades de otras personas en lugar de las suyas, es hora de hacer un cambio.

Algunos líderes tienen dificultades para completar cualquiera de sus prioridades. Están constantemente interrumpidos por otras tareas entrantes que consumen su tiempo.

Si esto sucede todo el tiempo, entonces tiene algunas opciones:

  1. Elimina las tareas que nunca se completan de tu lista de prioridades. Si fueran importantes, ¿no te concentrarías en ellos?
  2. Empuje hacia atrás en el trabajo. Ten una conversación con la persona que te está sobrecargando y busca una solución al problema que tienes. Puede obtener más información sobre cómo hacer retroceder en este episodio de podcast.
  3. Haga un caso para más recursos. Si todo este trabajo es realmente importante, entonces necesitará ayuda.
  4. Trabaja más horas para despejar el trabajo atrasado. A veces esta puede ser una buena estrategia para salir adelante. Sin embargo, ¡no es una opción sostenible!

Más información: 5 formas de decir no sin que te despidan.

Gestión del tiempo para líderes: Consejo n.° 2: trabajar sin conexión

Trabajar sin conexión es uno de los increíbles consejos de administración del tiempo para enfocar su esfuerzo y completar sus tareas prioritarias. En esta era digital, a menudo somos bombardeados con una cantidad extraordinaria de distracciones.

Las notificaciones del teléfono inteligente o del reloj, los correos electrónicos, las redes sociales, las llamadas telefónicas o las "apariciones" inesperadas en su escritorio son ejemplos comunes de las distracciones con las que lidiamos todos los días.

Desafortunadamente para nosotros, The Muse nos dice que toma casi 30 minutos volver a enfocarse después de estar distraído. Eso es un gran riesgo para su capacidad de hacer su trabajo.

Para trabajar sin conexión, pruebe los siguientes enfoques.

Trabaje en "modo sin conexión" en su cliente de correo electrónico

Mucha gente trabaja mucho con el correo electrónico. Si es usted, cambie su correo electrónico a "fuera de línea" durante 30 minutos a la vez.

De esta manera, no verá ninguna notificación y tendrá la tentación de revisar ese nuevo correo electrónico.

Después de 30 minutos, siempre puede volver a conectarse para verificar qué sucedió. Sin embargo, puedo garantizar que en la mayoría de los roles de liderazgo, estar alejado de los correos electrónicos durante 30 minutos no lo matará a usted ni a nadie más.

Si las personas exigen que prestes atención inmediata a sus correos electrónicos, es hora de comenzar a educarlos en que el correo electrónico no es útil para comunicaciones urgentes.

El correo electrónico es en realidad un método de comunicación asíncrono, lo que significa que está diseñado para no ser respondido en tiempo real. Esto no es efectivo para asuntos urgentes, así que sugiera otro método.

Trabaje lejos de su ubicación normal

Reserva una sala de reuniones solo para ti, trabaja desde casa por la tarde o siéntate en una cafetería durante una hora. La gente no podrá encontrarte tan fácilmente. A menudo, en los lugares de trabajo, la gente te interrumpe porque saben exactamente dónde encontrarte.

Algunas personas también te molestarán porque pedirte ayuda es más fácil que resolver un problema por sí mismos. Cuando las personas no pueden obtener su consejo tan fácilmente, es posible que se esfuercen más para solucionar sus propios problemas.

Cuando no lo pueden encontrar tan fácilmente, tiene muchas más posibilidades de experimentar menos distracciones y permanecer concentrado en su trabajo.

Deshazte de la tecnología

¿Necesita esbozar un plan, una estrategia o una lista de tareas pendientes? Deshágase de su computadora portátil o su iPad, que tienen muchas características que distraen.

Ve a un lugar tranquilo con un bloc de notas y un bolígrafo y tómate un tiempo para pensar, con muchas menos posibilidades de distracción. No todo necesita ser registrado electrónicamente. A veces, el proceso de pensamiento es más importante que el resultado final.

Consejo de gestión del tiempo n.º 3: cree reservas de calendario para hacer el trabajo

Creo que uno de los consejos de administración del tiempo a menudo subestimados es reservar tiempo en su calendario para completar tareas específicas. Esto lo ayuda a segmentar su día y garantizar que obtendrá el tiempo que necesita para trabajar en sus prioridades.

Es importante tener cuidado de no reservar todo el día de esta manera, ya que podría parecer que no está disponible. También dificultará que otros se reúnan contigo, y la colaboración es importante.

Pero, cuando realmente necesite concentrarse, bloquee su calendario para esa tarea importante. Si las personas intentan reservar sobre estas entradas del calendario, es hora de tener una conversación y retroceder.

Recuerda que las personas que lanzan reservas sobre las tuyas probablemente estén tratando de hacer que trabajes en sus prioridades, en lugar de las tuyas. Debe ser útil y trabajar con los demás, pero si esto se convierte en un patrón recurrente, debe hacer un cambio.

Obtenga más información: Establecer límites en el trabajo: por qué es crucial.

Consejo de gestión del tiempo n.º 4: haga coincidir su esfuerzo con el valor

No tiene sentido pasar tres semanas trabajando en algo que tu jefe pasa dos minutos leyendo. Debe hacer coincidir el esfuerzo que dedica con el valor que aporta su trabajo.

Para un trabajo importante y muy visible, es posible que deba esforzarse más. Pero es importante que no caigas en la trampa perfeccionista de gastar demasiado tiempo en algo que a nadie le importa demasiado.

Si una tarea está ocupando demasiado de su tiempo y sospecha que aporta poco valor, es hora de comenzar a pensar en cómo puede eliminarla o hacerla de manera más eficiente.

Una forma de ayudar en este proceso es tener una conversación con las partes interesadas clave para comprender el nivel de calidad que requieren, antes de dedicarle demasiado tiempo.

Obtenga más información: cómo ser perfeccionista está acabando con su liderazgo.

Gestión del tiempo para líderes: Consejo n.º 5: piense a largo plazo y evite los atajos

El último, pero ciertamente no menos importante, de mis consejos de administración del tiempo para líderes es recordar que tomar atajos generalmente conduce a una gran cantidad de tiempo perdido a largo plazo.

Veamos un ejemplo.

Sabes que necesitas delegar algo de trabajo a alguien de tu equipo. Pero estás ocupado, así que lo que haces es enviar un correo electrónico rápido, explicando brevemente lo que deben hacer.

Te saltas muchos detalles y asumes que entienden lo que necesitas, porque no quieres perder el tiempo explicándolo.

La persona en la que delegaste está confundida. Es posible que le envíen un correo electrónico de seguimiento solicitando una aclaración, al que deberá responder.

Peor aún, pueden tomar sus malas instrucciones e ir en la dirección equivocada, cometiendo errores en el camino. Luego, tendrás que arreglar el desorden, lo que te hará perder aún más tiempo.

A veces, tomarse el tiempo para hacer las cosas correctamente al principio puede ahorrar mucho tiempo a largo plazo. Así que asegúrese de no evitar la planificación y la preparación. Puede que no se sienta valioso, pero podría evitar un problema en el futuro.

Obtenga más información: Podcast de líder reflexivo n.º 58: Por qué los líderes deberían hacer más planificación (y por qué no lo hacen).

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¿Cuáles son sus principales consejos sobre la gestión del tiempo para los líderes? ¡Házmelo saber a mí y a todos los demás líderes reflexivos en los comentarios a continuación!

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¿Por qué es importante el tiempo de liderazgo?

Fundamentos de liderazgo: gestión del tiempo

Al tomar posesión de su tiempo, puede mejorar la calidad y la cantidad del trabajo que realiza, lograr sus objetivos y reducir el estrés, mejorar la eficiencia de su organización y tener más tiempo para hacer lo que quiere hacer.

¿Cómo pueden los líderes administrar el tiempo?

Los mejores líderes son proactivos y tienen un propósito en su día, todos los días. Les permite usar su mejor tiempo mental, garantizar que las interacciones con el equipo sean positivas y productivas, y se energizan sabiendo que ellos manejan su diario, no que él los maneja a ellos.

¿Cuáles son las 3 reglas del liderazgo?

Las 3 reglas esenciales para ser un gran líder

  • Reducir la ambigüedad.
  • Sé justo.
  • Mantente positivo.
  • la comida para llevar

¿Cuáles son los 4 tipos de gestión del tiempo?

Las 4 D son: hacer, diferir (retrasar), delegar y eliminar (eliminar). Colocar una tarea o proyecto en una de estas categorías lo ayuda a administrar su tiempo limitado de manera más efectiva y mantenerse enfocado en lo que más le importa.

Video: leadership time