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Si tiene una pequeña empresa, puede trabajar con varios contratistas, autónomos y proveedores durante todo el año. Si le paga a un contratista en particular $600 más por sus servicios durante un año determinado, debe completar un Formulario 1099-MISC del IRS.

En general, los impuestos no se deducen en el momento en que se realiza el pago. En su lugar, deben pagarse e informarse posteriormente al Servicio de Impuestos Internos cuando los contratistas completen sus propios formularios de impuestos sobre la renta. Estos formularios 1099-MISC incluyen el número de identificación del empleador (EIN) del contratista, así como el monto total pagado durante el año y otra información de contacto.

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Tabla de contenido

¿Cómo puede el propietario de una empresa obtener el EIN para completar un formulario 1099?

En la mayoría de los casos, obtendrá un formulario W-9 para su proveedor cuando empiecen a trabajar juntos. Este formulario de impuestos del IRS solicita al contratista o proveedor su EIN y otra información de identificación. Si está contratando a un solo trabajador independiente, puede usar su Número de Seguro Social. En otros casos, pueden obtener un EIN del IRS. Obtener un EIN es completamente gratuito y los propietarios de pequeñas empresas pueden solicitarlo en línea. En la mayoría de los casos, pueden obtener su EIN de inmediato.

Si no tiene un EIN para su proveedor, aún puede procesar sus propios formularios de impuestos e incluso emitir un 1099. Aún así, tiene la responsabilidad de realizar la debida diligencia para obtener la información que necesita primero. Si continúa contratando a un proveedor que no proporciona un EIN, como resultado, es posible que deba realizar una retención de respaldo para posibles impuestos federales.

Completando el Formulario W-9

Si bien es mejor completar el formulario W-9 cuando su empresa comienza a trabajar con un proveedor o trabajador independiente, puede obtener la documentación más adelante si es necesario. Asegúrese de solicitar un formulario W-9 completo al menos tres veces por escrito antes de continuar y completar sus propios formularios de impuestos sin el EIN de su contratista. En la mayoría de los casos, podrá obtener rápidamente el EIN de su proveedor o contratista. Si trabaja con un servicio en línea que contrata a trabajadores independientes, el servicio puede encargarse de este paso por usted como parte de las tarifas que paga; verifique los detalles de su servicio en línea para más detalles.

Cómo emitir un 1099-MISC

Si realizó pagos durante el año fiscal a un contratista o proveedor independiente, deberá emitir el formulario 1099 para acompañarlo. Puede contabilizar todos los pagos que realizó durante el año en un solo formulario. Para asegurarse de que sus formularios 1099-MISC lleguen a tiempo, debe devolverlos a sus proveedores o contratistas antes de fines de enero del año siguiente. Incluso si no tiene toda la información que necesita, como un EIN, aún puede enviar el formulario tanto al proveedor como al IRS. El IRS requiere que las empresas y otros completen estos formularios y los emitan.

Si no tiene toda la información necesaria, puede enfrentar algunos desafíos si está utilizando un software de preparación de impuestos en línea. Es posible que deba descargar e imprimir o solicitar al IRS un 1099-MISC que se puede enviar con datos incompletos.

Si bien el formulario descargable es adecuado para imprimirlo y entregarlo al proveedor o contratista, el IRS solicita que las personas que emiten 1099 soliciten formularios escaneables oficiales para enviarlos al propio IRS, si no pueden hacerlo electrónicamente.

Puede utilizar toda la información que tiene para completar el formulario. Si tiene un EIN, SSN u otro número de identificación fiscal, este proceso debería ser rápido y fácil. Si no lo hace, escriba la palabra "rechazado" en el cuadro del número de identificación fiscal en el 1099-MISC.

Debe guardar copias del 1099-MISC que envió, así como sus solicitudes por escrito para un formulario W-9, en caso de que reciba preguntas. El IRS debe recibir la copia roja del formulario, la copia estatal debe ir a la agencia tributaria estatal y la copia final debe ir al proveedor o contratista.

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Asegurarse de que su negocio obtenga la información que necesita

Puede ayudar a evitar problemas más adelante asegurándose de solicitar un W-9 de inmediato cuando inicie una relación comercial con un contratista o proveedor. Especialmente si trabaja con muchos contribuyentes individuales, puede ser difícil encontrarlos más adelante cuando necesite emitir formularios 1099-MISC. Al incorporar el paso W-9 en sus procesos comerciales, por ejemplo, como parte del contrato, puede ayudar a evitar dificultades cuando llegue el momento de pagar impuestos.

Si envió un 1099-MISC con un EIN que el IRS rechaza, recibirá una respuesta de la agencia tributaria. Le enviarán el Formulario CP-2100 o CP-2100A, informándole que el documento tiene un EIN y un nombre que no coinciden. El IRS le pedirá que actualice la información necesaria. Si no puede verificar el EIN de un contratista, debe retener el 24% de sus pagos en adelante para usarlos como impuestos de retención de respaldo, pagados directamente al IRS como retenciones W-2.

Si recibe un formulario 1099-MISC como autónomo o contratista

Si es un trabajador independiente o contratista de cualquier tipo, puede esperar recibir un formulario 1099. Para evitar problemas de su parte, asegúrese de completar los formularios W-9 cuando se le soliciten de manera oportuna. Ya sea que alquile su casa en Airbnb, escriba por cuenta propia o conduzca para Uber o Lyft, es posible que reciba uno de estos formularios.

Recuerda que también se presentan al IRS al mismo tiempo, por lo que debes reportar los ingresos como parte de tu declaración anual de impuestos. Si no lo hace, se espera que el IRS se comunique con usted y le pregunte si no está declarando sus ingresos de manera insuficiente. Podría aumentar su probabilidad de una auditoría en general.

Cómo reportar la información en su formulario 1099

En la mayoría de los casos, debe tener su formulario 1099 a mano para el 31 de enero del año siguiente. Por lo general, incluirá la información en el formulario como parte del Anexo C para su Formulario 1040. Este formulario se refiere a su ingreso comercial neto. La información que recopile allí se transfiere luego a la Línea 31 en el Anexo 1 y finalmente al 1040. El Anexo 1 reúne los diferentes tipos de formulario 1099 que puede recibir, incluidos los de dividendos, compensación por desempleo u otros tipos de ingresos separados de los pagos por contrato o trabajo independiente.

Si se da cuenta de que no tiene el 1099 que necesita para completar sus formularios de impuestos, puede comunicarse con la empresa para la que trabajó para solicitar el formulario. En algunos casos, es posible que no tengan toda la información de contacto que necesitan, mientras que en otros casos es posible que no hayan solicitado el formulario usted mismo. Además, podría recibir un 1099 incorrecto. Comuníquese con la empresa y pídales que modifiquen formalmente el formulario antes de presentar sus propios impuestos.

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Ya sea propietario de un negocio o trabajador independiente, puede enfrentar preguntas y complicaciones al hacer sus impuestos al final del año. En Picnic Tax, lo conectamos con un contador en línea experto en su área para ayudarlo a declarar sus impuestos anuales de manera correcta y fácil. Todo lo que debe hacer es cargar sus documentos y su contador experto se asegurará de que sus formularios de impuestos sean correctos y le proporcionen el máximo ahorro. Contáctenos hoy para averiguar cómo Picnic Tax puede ayudarlo a ordenar sus 1099.

¿Qué hago si no tengo una identificación fiscal para 1099?

Sin la identificación fiscal, el 1099-MISC puede ser más difícil de presentar, pero no es imposible.

  1. Solicite que se complete un formulario W-9. Si aún no lo ha hecho, comuníquese con su contratista y pídale oficialmente que llene un formulario W-9.
  2. Use un SSN en lugar de un TIN.
  3. Presente los formularios sin un TIN.

¿Puedes enviar 1099 sin SSN?

Todavía puede emitir un 1099-MISC sin el número de seguro social. Sin embargo, para mantener el cumplimiento de las pautas del IRS, debe solicitar formalmente al subcontratista su número de identificación antes de fin de año.

¿Qué sucede si no tengo un EIN del pagador?

¿Cómo completo mis impuestos sin el EIN federal del pagador? Deberá comunicarse con el emisor del 1099-MISC y solicitar el número de identificación del empleador. También deben emitirle un 1099-MISC 'Corregido' con el EIN ingresado. Si se niegan a brindarle esta información, ingrese el 1099-MISC sin el EIN del pagador.

¿Puedes 1099 alguien sin un negocio?

No es necesario que tenga un negocio para que los pagos de sus servicios se informen en el formulario 1099-NEC. Simplemente puede realizar servicios como no empleado. El pagador ha determinado que no existe una relación empleador-empleado en su caso.

Video: can you file a 1099 without a tax id number