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El cambio planificado se define como el proceso de preparar a toda la organización o al menos a una parte significativa de ella para nuevos objetivos o una nueva dirección. La dirección puede ser cultura, estructuras internas, métricas y registros, procesos o cualquier otro aspecto relevante y relacionado.

Tabla de contenido

Explicación

El cambio es constante, y las mejores empresas aceptan el cambio. No todos los cambios se pueden planificar. En ocasiones, las organizaciones se enfrentan a determinadas situaciones en las que deben adaptarse al cambio de forma instantánea.

Es importante tener en cuenta que la planificación para el cambio y la planificación para la innovación no son lo mismo. La innovación es un proceso transformador que requiere un cambio significativo.

Teorías del cambio planificado

Hay tres cambios organizacionales significativos o teorías de cambio planificado que se utilizan para ayudar a los miembros de la organización a gestionar el cambio.

1. Modelo de cambio de Lewin

El modelo de Lewin es la base para comprender el cambio organizacional. Fue desarrollado por Kurth Lewin y constaba de tres pasos.

El modelo de cambio de Lewin sugiere aumentar los factores que impulsan el cambio en la organización y reducir las fuerzas o factores que promueven el mantenimiento del estado existente en la organización. Esto produce tensión reducida y también menos resistencia al cambio.

Hay tres pasos principales en este modelo que son los siguientes:

1. Descongelación

Como su nombre indica, este paso implica la reducción de los factores que mantienen el comportamiento organizacional existente en el nivel actual. Es por eso que se denomina descongelamiento porque el estado existente se descongela aquí.

El descongelamiento se logra a veces por las causas de la desconfirmación psicológica.

2. Mudanza

Al moverse, existe el desplazamiento del comportamiento organizacional existente, individuo o departamento, a un nivel diferente.

Implica también inmiscuirse en el sistema actual para desarrollar nuevas actitudes y valores y cambios relevantes en la organización.

3. Recongelación

En este paso ocurre la estabilización del equilibrio organizacional. Se utilizan mecanismos y procedimientos de apoyo para lograr la recongelación, lo que obliga al nuevo estado organizacional.

Estas son las fuerzas que gradualmente se convierten en fuerzas regulares y el ciclo continúa.

2. Modelo de Investigación Acción

El cambio planificado es un ciclo, y el modelo de investigación-acción se centra en el cambio planificado como ciclo. La investigación primaria sobre la organización brinda información para guiar la acción futura. Los resultados se evalúan para proporcionar información que guíe la acción futura.

La investigación-acción tiene el objetivo de ayudar a las empresas a implementar su cambio planificado. Además, tiene como objetivo desarrollar el conocimiento general obtenido de la implementación del cambio planificado para que pueda aplicarse también a otras empresas.

La investigación acción fue desarrollada para tener un doble enfoque en el cambio y la generación de conocimiento; se ha cambiado y adoptado para esfuerzos en los que el énfasis principal está en el cambio planificado.

3. Enfoques contemporáneos del cambio

Los enfoques contemporáneos del cambio se adoptan a partir de un modelo de investigación-acción. Aunque existe la diferencia de que la participación de los miembros es relativamente alta en el proceso de cambio.

Este consiste en que los miembros de la organización aprendan sobre su empresa y cómo deben cambiarla para aplicar el cambio planificado.

Pasos en el cambio planificado

Una vez que una organización se compromete con el cambio planificado, debe crear un enfoque lógico y gradual para alcanzar esos objetivos.

1. Identificación de la necesidad

La necesidad de reconocimiento ocurre en un nivel superior de la organización, que involucra a la alta dirección. Ellos son los que reconocen que hay una necesidad de cambiar.

El cambio puede ser necesario debido a fuerzas internas o externas, y la alta gerencia lo determina.

2. Desarrollar metas de cambio

Es necesario definir las metas que cambian antes del inicio del cambio planificado. Se debe hacer una evaluación tanto de las amenazas como de las oportunidades, y se deben determinar los cambios requeridos en términos específicos como los cambios requeridos para el producto, la cultura, etc.

Deben diseñarse metas específicas para ellos.

3. Agente de cambio

El agente de cambio, como su nombre indica, es quien impulsa el cambio en la organización. Puede ser interno o externo. El agente de cambio debe darse cuenta de las cosas que necesitan un cambio, ya sea un producto, cultura u otras cosas en la organización.

Se espera que esté abierto a sugerencias e ideas y que también apoye la ejecución de las sugerencias en la práctica diaria.

4. Análisis de la situación actual

En este paso, se realiza un análisis de la situación existente. El agente de cambio, que se selecciona, recopila datos sobre la situación actual de la organización. Esta recopilación de datos tiene una sola intención, que es ayudar a los empleados existentes a prepararse.

Para empujar a los empleados a adoptar el cambio, se les debe impartir la retroalimentación negativa de la situación existente. Esto los motivará a evitar la situación existente e ir a adoptar el nuevo cambio, que está planificado.

5. Seleccione el método de implementación

Ahora que se analiza y evalúa el método actual, se presentarían diferentes métodos posibles de implementación. Una vez resueltas todas las dudas, se selecciona el plan elegido para la implementación.

Los gerentes se aseguran de que estén motivados hacia el cambio. Visitan organizaciones que han implementado nuevas ideas, hablan con personas que tienen diferentes puntos de vista e ideas y hacen todo lo necesario para mantenerse motivados por el cambio, ya que son ellos quienes impulsarán el cambio en sus respectivos equipos.

6. Desarrollar un plan

Como sugiere el nombre, en este paso se lleva a cabo la planificación. Los detalles del plan, como qué, dónde y cómo, se determinan en este paso, y se espera que el plan actúe como un mapa GPS que brinde orientación a la organización.

Si hay eventos o actividades que impulsarían el cambio, dichos eventos deben programarse para integrar el proceso de cambio. Se delega la responsabilidad a nivel departamental o personal para lograr sus respectivos objetivos.

7. Implementación del plan seleccionado

Puede haber múltiples planes en el proceso, algunos de los cuales pueden ser rechazados y uno de ellos será seleccionado. Una vez respondidas todas las consultas, se pone en marcha el plan. Los problemas cotidianos que enfrentan los empleados durante la implementación del cambio pueden diluir la emoción del cambio.

Es responsabilidad de los gerentes mantener el entusiasmo por el cambio proporcionando los recursos necesarios a sus empleados.

También pueden pedirles a los empleados que desarrollen nuevas habilidades y reiterar el cambio al tener un sólido sistema de apoyo para aquellos empleados que impulsan el cambio en sus equipos o en ellos mismos.

8. Seguimiento y evaluación

Los objetivos que se definieron antes del inicio del proceso de cambio se comparan con los resultados que se obtienen y los cambios, si los hubiera, se realizan en el proceso de implementación para obtener los resultados deseados.

Si es necesario, se debe hacer un seguimiento para determinar la finalización ya que se espera un resultado positivo al implementar el cambio planificado.

Efectos en las diferentes etapas de cambio

Las organizaciones requieren líderes de cambio para impulsar el cambio, y pueden contratar líderes de cambio tanto internos como externos por su experiencia y especialización. Ambos tienen habilidades únicas e influencia en el proceso de cambio.

Los siguientes son los efectos en las diferentes etapas de cambio:

1. La etapa de entrada

Los líderes de cambio interno tienen ventaja en la etapa de entrada ya que tienen acceso a los clientes. Esto significa que no tienen que perder tiempo construyendo relaciones con los clientes existentes.

También entienden los objetivos de la organización y los problemas asociados y tienen acceso directo a la información directa de la empresa, lo que les ahorra más tiempo.

Esto les ayuda a funcionar sin problemas al aumentar la eficiencia. Por otro lado, los líderes de cambio externos necesitarán dedicar más tiempo a obtener información y datos sobre la empresa, lo que retrasa su trabajo en comparación con los líderes de cambio internos.

2. La etapa de contratación

Los líderes de cambio interno tendrán menos cosas de qué preocuparse ya que ya están en la organización. Cosas como contratos internos y amplios gastos eliminarán su preocupación por tales cosas.

Por otro lado, los líderes de cambios externos no lo tienen tan fácil. Tendrán un contrato formal y podrán decidir si sus especialidades y habilidades coinciden con los objetivos organizacionales que acuerdan la asignación.

3. La etapa de diagnóstico

En esta tercera etapa, los líderes del cambio interno ya tienen un nivel básico de confianza con la mayoría de las personas de la organización, pero los líderes del cambio externo tendrán que dedicar más tiempo a establecer una buena relación.

Por otro lado, los líderes de cambios externos tienen un alto estatus en comparación con sus contrapartes internas. Esto les ayuda a investigar problemas más apremiantes y proporcionar su evaluación de manera más objetiva a los ejecutivos de la empresa.

4. La etapa de intervención

Para garantizar el éxito, tanto los líderes de cambio internos como externos deben depender de información válida para tomar decisiones. En esta etapa, en comparación con el líder del cambio externo, la contraparte interna será más cautelosa por tener vínculos más sólidos con la empresa.

Una persona con autoridad o poder superior podrá influir en las decisiones que se tomen. Aún así, la misma persona no tendrá una autoridad similar sobre el líder de cambio externo ya que no está relacionado con la organización.

5. La etapa de evaluación

El líder de cambio interno está presente para el cambio a medida que se implementa en la organización. Esto permitirá a los líderes internos realizar modificaciones menores a medida que avanza el cambio.

Por otro lado, los líderes de cambio externos no están presentes para ver resultados a largo plazo. Esto se debe a que no están disponibles en la organización y no son empleados internos para velar por los resultados a largo plazo.

Conclusión

El cambio planificado es necesario para todas las organizaciones, y su implementación debe realizarse de forma metódica. El número de pasos en el cambio planificado puede variar según la organización y el tipo de industria, pero las organizaciones deben estar preparadas para el cambio.

¿Cuáles son ejemplos de cambios planificados?

La introducción de medidas de bienestar de los empleados, los cambios en el sistema de incentivos, la introducción de nuevos productos y tecnologías, la reestructuración organizativa, la formación de equipos, la mejora de la comunicación con los empleados y la experiencia técnica se incluyen en la categoría de cambio planificado.

¿Por qué es importante el cambio planificado?

El cambio planificado facilita fortalecer la competencia de los empleados. Requiere capacitación de los empleados, reingeniería en los procedimientos de trabajo, cambio en la estructura de gestión, etc. Tales actividades ayudan a desarrollar la eficiencia laboral de los empleados y cumplir los objetivos planificados.

¿Cuáles son las tres 3 teorías del cambio planificado?

Se ha ofrecido un análisis de tres modelos de cambio planificado: la teoría de las tres etapas de Lewin, el modelo de investigación de acción y el modelo positivo.

¿Cuáles son los pasos del cambio planificado?

El proceso de cambio planificado normalmente se compone de los siguientes pasos:

  1. Reconocer la necesidad de cambio.
  2. Desarrollar objetivos de cambio.
  3. Designar a un agente.
  4. Evaluar el clima actual.
  5. Desarrollar un plan de cambio y un método para su implementación.
  6. Implementar el plan.
  7. Evaluar el éxito del plan para alcanzar los objetivos de cambio.

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