Un objetivo principal en la gestión de proyectos es crear partes interesadas felices. Ya sea ayudar a los usuarios a hacer su trabajo de manera más eficiente o permitir que el equipo de liderazgo aumente los niveles de ingresos de la organización, cumplir y superar las expectativas de las partes interesadas es una gran parte del trabajo. Pero los equipos de proyecto que lo dejan así pueden terminar perdiendo oportunidades de mejora.
Los equipos de proyectos inteligentes son muy conscientes de lo importante que es maximizar sus relaciones con las partes interesadas satisfechas. Comprenden el poder que un usuario final feliz o un patrocinador de proyecto pueden tener sobre otros clientes, y también saben que estas mismas personas a menudo son fundamentales para ayudar a identificar cuáles de las estrategias de la oficina de proyectos son más efectivas y por qué.
Si su equipo de gestión de proyectos desea obtener mayores recompensas por sus esfuerzos, siga estos 4 consejos y comience a aprovechar al máximo a cada parte interesada satisfecha.
1 Descubre por qué son felices. Saber dónde encontró su equipo el éxito con las partes interesadas en cada proyecto también lo ayudará a lograr buenos resultados consistentemente en proyectos futuros. ¿Estaban satisfechos con la coordinación en torno a las interrupciones del trabajo? ¿Brilla el equipo del proyecto cuando se trata de solicitar la opinión de los usuarios sobre debates estratégicos clave? ¿Se manejó bien la comunicación?
Las encuestas de proyectos, las que se realizan mientras el proyecto aún está en marcha, así como los cuestionarios estándar que se distribuyen una vez finalizado el proyecto, son un buen punto de partida. Cada vez que las partes interesadas indiquen satisfacción, tómese el tiempo para evaluar el enfoque del equipo en esas áreas y determine qué prácticas exitosas se pueden aplicar a otras áreas que pueden estar recibiendo comentarios menos favorables.
2 Pregúntales dónde puedes hacerlo mejor. Además de señalar dónde el equipo del proyecto lo ha hecho bien, las partes interesadas satisfechas a menudo también pueden proporcionar una visión muy sincera y muy útil sobre dónde tiene oportunidades de mejora. Debido a que los patrocinadores, clientes y usuarios finales tienen diferentes perspectivas sobre las actividades y los impactos de un proyecto que los PMP®, las sugerencias pueden ser inesperadas y se enfocan en áreas que el equipo del proyecto no había considerado previamente que necesitaban mejoras adicionales.
Por lo general, es mejor solicitar este tipo de comentarios específicos después de que se hayan contado las encuestas de los usuarios, en lugar de como parte de la encuesta en sí. Identifique dónde los resultados de la encuesta indican una posible debilidad y solicite a las partes interesadas más información sobre esas áreas, recordando que solicitar comentarios específicos de forma individual suele ser el enfoque más efectivo. Permite que las partes interesadas discutan los detalles de dónde sintieron que los esfuerzos podrían haberse mejorado o afinado, o quizás dónde las actividades fueron apropiadas pero las expectativas no se desarrollaron bien.
3 Consiga su ayuda como campeones del proyecto. Aquellas personas que ya creen en la capacidad de su equipo para lograr el éxito del proyecto son los candidatos perfectos para el papel de líder en el próximo proyecto. Debido a que han experimentado un ciclo de vida completo del proyecto, incluidos los desafíos y las fallas, y aún así vieron que se alcanzaron los logros al final, están en una buena posición para ayudar a otros a hacer lo mismo. Estos representantes que no pertenecen al equipo del proyecto también son útiles porque los usuarios y patrocinadores pueden relacionarse más fácilmente con ellos.
4 Inclúyalos en su próxima jornada de puertas abiertas. Las partes interesadas satisfechas son una gran adición a cualquier evento de relaciones públicas del proyecto. Considere darles un papel de alta visibilidad en la próxima jornada de puertas abiertas donde puedan contarles a otros sobre lo que su equipo hace particularmente bien. Maximice su participación brindándoles puntos de conversación sugeridos y cualquier métrica u otros datos que considere útiles. Asegúrese de darles la oportunidad de obtener una vista previa de cualquier gráfico, foto u otra ayuda visual que planee publicar en su área del evento para que puedan estar preparados para discutirlos.
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¿Por qué es importante la satisfacción de las partes interesadas?
La satisfacción de las partes interesadas es importante porque influye en las decisiones que toman sobre su participación en una organización. Las partes interesadas incluyen a cualquier persona a la que una empresa afecta con sus acciones, incluidos inversores, socios comerciales, empleados y consumidores.
¿Cómo satisface a las partes interesadas?
17 pasos para la satisfacción de las partes interesadas
- Especifique las partes interesadas clave.
- Elaborar estrategias sobre una cultura de aprendizaje.
- Socializar los esfuerzos conjuntos.
- Alinearse estratégicamente con las partes interesadas.
- Solidificar las reglas básicas de la relación.
- Manténgase informado.
- Apoyar las iniciativas de ventas.
- Comenzar con el fin en mente.
Mas cosas…
¿Cómo pueden las partes interesadas aumentar la satisfacción?
4 MANERAS DE APROVECHAR AL MÁXIMO A LAS PARTES INTERESADAS SATISFECHAS
- 1 – Descubre por qué son felices.
- 2 – Pregúntales dónde puedes hacerlo mejor.
- 3 – Consiga su ayuda como campeones del proyecto.
- 4 – Inclúyalos en su próxima jornada de puertas abiertas.
¿Cuáles son los métodos para medir la satisfacción de las partes interesadas?
El uso de encuestas para recopilar y medir la satisfacción de las partes interesadas con el progreso del proyecto implica seleccionar una herramienta, como Zoomerang, SurveyMonkey o Qualtrics, para crear e implementar una encuesta en línea. Para diseñar una encuesta eficaz, el director del proyecto debe generar una breve lista de preguntas para recopilar información.